(一) 檢舉管道 1.公司對於檢舉相對人為董事、董事長、董事長兼總經理、經理人、受僱人及具有實質控制能力之人時,提供檢舉人之檢舉管道得以合宜之方式,以書面、電話(02-25795580轉202)、傳真(02–25794015)、電子郵件(report@mail.sunnyfriend.com.tw)方式辦理。由稽核室管理其電話專線及電子信箱,並受理相關事件及填寫「檢舉事件處理單」,且由人事室、公關法務部協助處理之。嗣後由稽核室呈報權責單位之召集人辦理調查,並予以協助。 2.公司對於檢舉相對人為總經理及稽核室一級主管時,提供檢舉人之檢舉管道得以合宜之方式,以書面、電話(05–7885788轉622)、傳真(05–7887933)、電子郵件(accuse@mail.sunnyfriend.com.tw)方式辦理。由人事室管理其電話專線及電子信箱,並受理相關事件及填寫「檢舉事件處理單」,且由公關法務部協助處理之。嗣後由人事室呈報權責單位之召集人辦理調查,並予以協助。 3.前二項檢舉應以具名方式行之,檢舉人應提供真實姓名、聯絡方式及檢舉之內容,並簽立「個人資料蒐集、處理及利用同意書」。應提供之資料不完整時,而其情形可補正者,應通知檢舉人於7日內補正。逾期未補正者,該檢舉案件得不予受理,但其陳述之內容認有調查之必要時,仍可分案處理作為內部檢討之參考。受理單位應予以查證真實身分,是否為檢舉人本人。 4.已提供具體事證之不具名檢舉案件,得不受前項規定之限制。
(二)權責單位 1.公司就檢舉相對人之不同,於接獲檢舉事件後,分別籌組「檢舉事件調查小組」進行調查。 2.檢舉相對人為董事時,公司於接獲檢舉事件後,應由董事長召集並指派適當之人員協助調查。 3.檢舉相對人為董事長或董事長兼總經理時,公司於接獲檢舉事件後,應由獨立董事召集並指派適當之人員協助調查。
(一)調查處理原則 調查處理過程應依下列原則辦理: 1.權責單位應於受理日30日內開始調查處理,調查處理過程應予以記錄。 2.調查處理完成時應做成決定並檢附理由,並得提供懲戒或其他處理之建議。 3.調查處理過程應給予當事人充分陳述意見及答辯之機會。 4.檢舉案件於權責單位作成決定前,得由檢舉人撤回其檢舉。檢舉經調查後結果非屬實,同一事件再為檢舉時,權責單位得不予受理。 5.調查處理人員應秉持保密原則辦理,除必要外不得洩漏其相關調查處理資訊。
(二)調查處理結果及申覆 檢舉案件調查處理完成後,依下列調查處理結果及申覆原則辦理。 1.調查處理結果非屬實時,由權責單位得依調查處理結果予以結案,並得與相關主管協談,以取得妥適之改善作法後送請總經理核定。若檢舉相對人為董事時,應送請董事長核定。若檢舉相對人為總經理或稽核室一級主管,應送請董事長核定。若檢舉相對人為董事長或董事長兼總經理時,應送請董事會核定。 2.為避免濫行檢舉,內部員工檢舉案件如有不實指控、捏造、虛偽不實之陳訴,權責單位得視情節提請懲處,並送總經理核定。 3.調查處理結果屬實,應由權責單位檢具調查處理結果報告及建議,呈總經理核定後辦理。若檢舉相對人為董事時,應由董事長視情況核定後,送董事會審議其處理方式。若檢舉相對人為總經理或稽核室一級主管時,應由董事長視情況核定後,送董事會審議其處理方式。若檢舉相對人為董事長或董事長兼總經理時,應由獨立董事視情況核定後,送董事會審議其處理方式。 4.檢舉調查處理結果經結案後應通知檢舉人及檢舉之相對人。若檢舉相對人對檢舉調查處理結果有異議者,應於10日內提出申覆,申覆期間未有異議或調查處理結果非屬實時,就同一事由再提出檢舉,權責單位得不予受理。 5.若檢舉事件其調查結果屬實,且符合證券相關法令所規定之內部重大資訊揭露之要項,應經董事長核定後,於二日內上傳至公開資訊觀測站予以揭露。 6.以上處理規定未盡完善者,依有關法令辦理。並得追訴其相關刑責及追討其不法利益之所得。
(三)權責單位應按年彙總檢舉案件,並得依案件分析情形,提出建議改善方案。
(四)檢舉相對人為董事時,經公司調查後,應依違法情況追究其責任或採取適當法律措施。若符合證券相關法令所規定之內部重大資訊揭露之要項,應經董事長核定後,於二日內上傳至公開資訊觀測站予以揭露。
(五)檢舉相對人為董事長或董事長兼總經理時,經公司調查後,應依違法情況追究其責任或採取適當法律措施。若符合證券相關法令所規定之內部重大資訊揭露之要項,應經獨立董事核定後,於二日內上傳至公開資訊觀測站予以揭露。